Assets y sus Generalidades (página 2)

Microsoft SQL Server
2000

ClienteEquipo: Intel® o compatible
Pentium 166 MHz o
superior.

Memoria: 64 MB RAM como
mínimo (se recomienda 128 o más)

Disco duro: 60 MB como mínimo

Microsoft Windows"98  o superior

Catálogos
y Herramientas

La base informativa primaria necesaria para comenzar la
explotación del  Sistema de
Gestión
Integral ASSETS se define a través de  las opciones
Herramientas y
Catálogos habilitadas en el Menú Principal de todos
los módulos del sistema.

Al ser ASSETS un Sistema de Gestión Integral
muchos de los catálogos son de uso común para todos
o parte de los módulos, como son los catálogos de:
Cuentas
Contables y Bancarias, Centros de Costos, Areas de
Responsabilidad, Clientes,
Proveedores,
Empleados, Almacenes,
Corporaciones o Cadenas, Agrupaciones, Monedas, Clasificaciones
Contables, Elementos y Subelementos de Gastos, etc.
Existen otros catálogos  particulares de cada
módulo como Productos y
Servicios,
propio del Módulo de Inventario, 
Formas de Pago, propio de Finanzas,
Cargos y Categorías Ocupacionales, propio de Recursos
Humanos, etc., que también de describen de manera
única en este capítulo.

La opción Catálogos, es la primera que
aparece en todos los menús. En cada módulo muestra los
catálogos propios del módulo  y los comunes
que se emplean en ese módulo.

Herramientas, es la penúltima opción de
todos los menús, siempre antes de Ayuda. Esta compuesta
por catálogos de uso común como: Datos de la
Entidad, Estructura
Organizativa y Accesos, por el catálogo Parámetros
del Módulo que explica los parámetros que se
utilizan, según el módulo desde el que se acceda,
así como,  por otro conjunto de opciones que apoyan
el funcionamiento de la aplicación como: Reindexar,
Compactar, Salvar o Restaurar la Base de
Datos,  mostrar el Registro de
Transacciones efectuadas en el módulo, etc.

Acceso al Sistema
y a cada Módulo

Una vez instalado ASSETS Sistema de Gestión
Integral de acuerdo a las licencias adquiridas, se está en
condiciones de comenzar a explotar los Módulos instalados.
La forma más usual de acceder es a través del
botón Inicio, Todos los programas, buscar
el grupo
Assets  y seleccionar el Módulo.

Otra forma es, una vez realizada la instalación
crear accesos directos en el escritorio y acceder a cada
Módulo dando doble click encima del icono que identifica a
cada uno

Entrada a cada módulo

Una vez seleccionado el Módulo se presenta la
pantalla de identificación de entrada al Sistema. Este
proceso es
idéntico para entrar a todos los Módulos

La primera vez que se entra al Sistema:

1. Usuario = ADMIN y sin Contraseña.
Presionar

2. Presionar botón  para cargar la lista de
Servidores

3. Seleccionar el Servidor SQL al que
desea conectarse

4. Seleccionar la Base de Datos SQL

5. Presione botón  para autorizar el acceso a
la Base de Datos SQL. Esto sólo hay que hacerlo la primera
vez que se entra al Sistema una vez instalado. Sólo hay
que realizar este paso desde el primer Módulo que se
ejecute. Se muestra la siguiente pantalla dónde se debe
introducir el nombre de inicio de sesión y la
contraseña para conectarse a la Base de Datos. Para salir
y salvar seleccionar el botón Aceptar, para salir sin
Salvar, seleccionar botón Cancelar

6. Para entrar al Sistema seleccionar
botón "Aceptar"

7. Entrar al Menú Herramientas del
Módulo seleccionado y escoger opción
Accesos

8. Crear todos los Identificadores de Usuarios y
asignar a cada uno los accesos a cada una de las
opciones

9. Quitar derechos al usuario
ADMIN

10. Salir de la aplicación

11. Cada usuario entrará a cualquiera de los
Módulos con el código
del Usuario que creó ADMIN y sin contraseña. En el
menú Herramientas, Parámetros del Usuario, cada
usuario definirá su contraseña. La próxima
vez que entre, debe introducir la contraseña.

Para las siguientes entradas al Sistema, sólo hay
que definir el Id de Usuario y la Contraseña, pues el
Servidor y Base de Datos de SQL se muestra como predeterminado el
último accedido.

Assets está compuesto por varios módulos,
ellos son:

• Contabilidad General

• Finanzas

• Control de Inventario

• Activos Fijos

• Útiles y Herramientas

• Recursos Humanos y Nóminas

• Auditoría

• Comunicaciones

Contabilidad
General

El Módulo de Contabilidad
de ASSETS Sistema de Gestión Integral le permite
mantener al día su contabilidad, si usted eligió
generar  automáticamente los asientos de diarios de
cada una de las transacciones efectuados a través del
sistema en los diferentes módulos. Podrá
además, confeccionar otros asientos de diarios de operaciones no
controladas por ASSETS y emitir en cualquier momento los
Estados
Financieros de la entidad en múltiples monedas
atendiendo a la tasa de cambio. Los
Estados Financieros se pueden emitir para toda la
compañía, por centros de costo o
agrupaciones, en la moneda que definió como base, en la
complementaria y en ambas. 

A través del Módulo de Contabilidad se
puede realizar las Conciliaciones Bancarias, definir los Asientos
Tipos a partir de los cuales se generaran los asientos de
diarios, obtener el Mayor y los Submayores analíticos. Es
posible implementar las operaciones ínter dependencia,
así como,  Efectuar los Cierres Mensuales, el Cierre
Anual y realizar las operaciones de Post Balance.

Se pueden obtener los Estados Financieros que necesita
la Entidad para sus análisis, pudiendo obtener una gran
cantidad de reportes parametrizados extras según sus
necesidades. 

Puede definir el Presupuesto 
Contable de su entidad tanto para las Cuentas Nominales
como para las Cuentas Reales. Es posible controlar la
ejecución de dicho presupuesto para un período y
acumulado hasta la fecha, con análisis comparativos de
porciento de ejecución de los diferentes presupuestos. 

Si se utilizan otros módulos del sistema unido al
de Contabilidad, se generan, automáticamente, los
comprobantes de operaciones de cada una de las transacciones
efectuadas, en caso contrario se debe proceder a la
confección y carga de dichos comprobantes en la
opción habilitada para ello.  

El módulo consta de un menú principal con
las opciones siguientes:

Catálogos, Cierres, Herramientas, Procesos
Contables, Informes,
Ayuda, Presupuesto, Importar y Exportar. Además,
tiene la Barra de Herramientas propia del módulo, que
posibilita un acceso rápido a las distintas opciones de
éste.

Finanzas

En ASSETS Sistema de Gestión Integral el
Módulo de Finanzas está concebido con la idea de
facilitar al usuario el control de la
actividad de los cobros y pagos de su entidad, conocer su
estado de
cuentas bancarias y de clientes, así como del estado de
los anticipos en Cobros y Pagos, suministrando información muy detallada acerca de las
Cuentas por
Cobrar y por Pagar. Permite realizar los cobros a clientes,
realizar los pagos a proveedores y suministradores manteniendo
actualizados los subsistemas de Cuentas por Cobrar y Pagar. Es
posible además,  llevar un control  de los
saldos anticipados de los clientes o en los proveedores, dar
tratamiento a las Letras de Cambio, controlando los Efectos por
Cobrar y Pagar. Es posible obtener los Estados de Cuentas de los
Clientes y Proveedores, así como un conjunto de informes
estadísticos para el análisis de las Cuentas por
Cobrar y Pagar y sus vencimientos.

 El Módulo de Finanzas permite
también controlar las Operaciones de Caja Chica y realizar
los Flujos de Caja. 

 Al igual que en los módulos anteriores se
generan automáticamente a la Contabilidad  los
asientos de diario derivados de estas operaciones.

El módulo consta de un menú
principal con las opciones siguientes:

  Catálogos, Otras Deudas,
Herramientas, Cobros, Caja Chica, Ayuda, Pagos, Flujo de Caja,
Estado de Cuentas, Cierres.

Control de
Inventario

ASSETS, Sistema de Gestión Integral, permite
mantener un control estricto del inventario perpetuo de
los almacenes. Desde esta opción del Módulo Control
de Inventario se pueden realizar conteos físicos de los
productos y hacer ajustes, tanto de existencia física, como de
precios de
costo de los artículos. Además, se tiene acceso a
la información sobre la rotación del inventario,
déficit y excesos de productos en los almacenes. Asimismo,
es posible obtener el submayor de productos en el que se refleja
la afectación de cada una de las transacciones sobre el
inventario.

  Incluye doce opciones a las que se accede
haciendo clic sobre el botón Inventario del menú
principal del Módulo Control de Inventario. De acuerdo con
la operación que desee realizar, usted podrá
seleccionar cualquiera de las opciones que se muestran a
continuación:

Ajustes de Existencia Física, Ajustes de Precios
de Costo, Listado de Ajustes Efectuados, Conteo Físico,
Existencia Física y Disponibilidad, Submayor de Productos,
Rotación de Productos, Gestión de Inventario,
Actualizar ABC, Análisis de Inventario, Cierre y Apertura
de Inventario, Cierre Mensual, Inventario Mensual Valorizado,
Existencias Físicas al Cierre.

Activos
Fijos

A través de este módulo, ASSETS le
permitirá controlar, por Centros de Costos, Áreas y
Empleados los Medios
Básicos de que dispone la Entidad. Podrá controlar
los procesos de Compras,
Alquiler, Altas, Bajas, Préstamo, Traspasos hacia otras
áreas dentro y fuera de la entidad, realizar Reparaciones,
controlar Ociosos, realizar Ajustes, controlar la Depreciación acumulada de cada activo, etc.
El módulo de Activos Fijos le
permite realizar  revalorizaciones de los activos y
actualizar, al Cierre del Mes la depreciación acumulada de
cada uno. Se pueden realizar además, gestiones comerciales
sobre los Activos Fijos como son Alquileres y Ventas de
activos y de servicios asociados a
ellos.   

Si definió en Datos de la Entidad, que se
generarían los comprobantes de operaciones en el
Módulo de Activos Fijos, todas las operaciones
serán contabilizadas automáticamente, teniendo que
definir previamente los Asientos Tipos. 

Puede existir también interrelación con el
Módulo de Inventario, en cuyo caso desde que el activo es
comprado y recepcionado en el almacén,
se genera automáticamente una Entrada al Módulo de
Activo Fijo y al salir del almacén por un Vale de Salida,
se genera automáticamente un Movimiento en
el Módulo, por lo que cuando los Activos están en
almacén, se controlan por ambos módulos: Inventario
y Activos Fijos. Esta interrelación también se
define en Datos de la Entidad, sección
Parámetros.

Es importante destacar que el módulo permite la
generación automática de códigos de activos
fijos (de lo contrario es definido por el usuario), no debe
confundirse el código del activo con el rótulo,
esto es la chapilla que identifica al activo y que puede cambiar
a partir de un movimiento, por lo que en determinadas
circunstancias puede ser aconsejable no utilizarlo, como por
ejemplo, a la hora de obtener el submayor de un activo, en cambio
el código del activo una vez que se define no es
modificable y a través de éste, de forma
inequívoca, siempre es posible identificar un
activo. 

Esta generación automática se define en la
interfaz Parámetros de Activos Fijos y debe hacerse cuando
se comienza a operar el módulo. Las opciones de
impresión de listados generales se encuentran agrupadas en
una pantalla única, desde la cual se pueden obtener un
gran número de reportes, de alcance y formas de
agrupación diversas. Además, todas las operaciones
pueden ser impresas desde su propia interfaz. 

Para un controlar los accesos de los distintos usuarios
al Módulo, se define en la opción Accesos del
menú Herramientas, los Centros de Costo a los que tiene
acceso cada usuario, de manera que el mismo sólo pueda
realizar transacciones de los Activos de los Centros de Costo a
los cuáles tenga acceso. 

El módulo consta de un menú principal con
las opciones siguientes:  Catálogos,
Herramientas, Activos Fijos, Ayuda, Además, tiene la Barra
de Herramientas propia del módulo, que posibilita un
acceso rápido a las distintas opciones de éste, ya
que presenta las más utilizadas, éstas
son: 

Comenzando de izquierda a
derecha: Salir Salidas, Conteo Físico,
Parámetros, Movimientos, Cierre Mensual, Catálogo
de Activos, Facturas, Informes, Entradas, Alquiler,
Ayuda.

Útiles y
Herramientas

A través de este módulo ASSETS Sistema de
Gestión Integral permite controlar los Útiles y
Herramientas de la Entidad, por Centros de Costos,
Áreas de Responsabilidad y Empleados. Podrá
controlar los procesos de Entradas, Salidas y Traslados. Se
integra con los módulos de Contabilidad General e
Inventario.

Las opciones de este módulo son:

Catálogos, Herramientas, Tareas,
Ayuda.

Además, tiene la Barra de Herramientas propia del
módulo, que posibilita un acceso rápido a las
distintas opciones de éste, ya que presenta las más
utilizadas, éstas son:

Comenzando de izquierda a derecha:

Salir, Entradas, Conteo Físico,
Parámetros, Salidas, Informes, Catálogo de
Útiles,     Traslados,
Ayuda.

Recursos Humanos
y Nóminas

El módulo Recursos Humanos
de ASSETS está concebido para calcular las nóminas y
controlar los recursos laborales de una entidad. Ambas
actividades comparten una base de datos única, por lo que
se reduce considerablemente la posibilidad de ocurrencia de
errores. Desde Recursos Humanos se pueden controlar
íntegramente los recursos laborales: empleados, estructura
organizativa de la entidad y plantilla. Siempre que se introducen
altas,  bajas y otros movimientos de los empleados, se
actualiza automáticamente el registro de empleados y se
generan los reportes correspondientes. Es posible modificar
plantillas, introducir cambios en la estructura organizativa,
crear nuevos cargos y realizar conversiones de plazas.

 El sistema es multinivel, es decir, permite
diferenciar subordinación en las estructuras
organizativas y el intercambio de información entre ellas,
por lo que puede establecerse un nivel superior o corporativo
donde se consoliden los datos de los niveles inferiores, bien con
propósitos operacionales o estadísticos.

El sistema puede calcular y contabilizar nóminas
de salario para
cualquier tipo de pago (sueldo fijo, jornal, pago por
rendimiento), incluyendo el pago de vinculaciones colectivas,
horas extras, condiciones laborales anormales e interrupciones.
De igual forma, calcula y contabiliza las nóminas de
vacaciones y subsidios y  nominillas de diferentes tipos
(salario, vacaciones, subsidios, reintegros,
estimulación…). Todos los procesos automáticos se
realizan siguiendo los criterios y restricciones establecidos por
la legislación
laboral vigente en el país. Está habilitado
para considerar diferentes fondos de tiempo
mensuales y diarios que pueden ser definidos por el usuario de
acuerdo a las características de la entidad, así
como manejar estructuras salariales móviles: pago de
idoneidad fija, móvil y retribuciones complementarias,
pagos por resultados finales y medidas salariales. Finalmente,
proporciona salidas en formato DBF y TXT para entregar al
banco, en
aquellas entidades que utilizan el pago por tarjeta
magnética a todos los empleados o sólo a un grupo
de ellos.

Los cálculos se realizan con una precisión
de hasta doce dígitos, lo que permite que la
acumulación de vacaciones de los trabajadores se
efectúe con casi total exactitud. En efecto, está
establecido que todo trabajador acumule un mes de vacaciones por
cada 11 meses de trabajo. Esto
significa, para un empleado con fondo de tiempo de 24
días, que por cada mes de trabajo acumulará 24 / 11
= 2.18181818   ó lo que es similar, el 9.0909%
del tiempo trabajado y el salario devengado.

Este sistema posee un alto grado de
parametrización, y puede ser personalizado
fácilmente, por lo que es útil en entidades de
diversas naturaleza.
Proporciona opciones de seguridad que
permiten limitar el acceso a los diferentes procesos del sistema
de acuerdo al perfil de cada usuario.

Auditoría

El Módulo de Auditoría de ASSETS le permite al
usuario realizar una revisión integral de todas las
transacciones efectuadas desde los distintos módulos del
Sistema, así como de los Catálogos, alertando en
cada caso, sobre problemas que
pudieran conducir a no obtener los resultados previstos. En
él se resume la experiencia de trabajo, en la
detección de los problemas más frecuentes, del
equipo de Diseñadores e Instaladores de todas las
versiones de ASSETS incluida ASSETSNS. Muchos de los aspectos
detectados son corregidos en el propio proceso de
Auditoría y otros se señalan para que el usuario
los rectifique. 

Las distintas auditorías tienen un reporte asociado, que
le permite al usuario imprimir los resultados deseados y
posteriormente revisar la información a rectificar.
También brindan la posibilidad de realizar grupos de
auditorías en un solo proceso, lo que permite ahorrar
tiempo y esfuerzo al interesado. Por este motivo, aparecen
opciones que facilitan marcar todas las auditorías que se
desean realizar.

Además pueden consultarse los registros de
Transacciones de todos los Módulos, así como, las
Trazas de las operaciones realizadas por cada usuario que opera
el Sistema. 

Un aspecto, de suma importancia que brinda este
Módulo es la Conciliación entre los distintos
módulos y el Módulo de Contabilidad. Como se ha
explicado en capítulos anteriores, una de las principales
ventajas de Assets, es la generación automática de
comprobantes de operaciones desde todas las transacciones, a
partir de las regularidades contables o asientos tipos definidos,
de manera que la confirmación de cada documento conlleve
un asiento contable. Si los Asientos Tipos están bien
definidos, debe ocurrir que los saldos desde los módulos
coincidan con los correspondientes saldos de las cuentas en el
Módulo de Contabilidad. Por ejemplo los Análisis de
Facturas Pendientes de Cobro desde el Módulo de Finanzas,
debe coincidir con el saldo de las Cuentas por Cobrar, los
Análisis de Ventas desde el Módulo de Inventario
debe coincidir con el saldo de las Cuentas de Ingresos,
asimismo los Análisis de Existencias deben coincidir con
las Cuentas de Inventario, las de Costo de la Venta con los
Análisis de Ventas a precio de
costo y así ocurre con todos los análisis desde
todos los módulos.  

No obstante, puede darse el caso de definiciones
indebidas de los asientos tipos, o asientos llevados directamente
al Módulo de Contabilidad sin haber pasado un documento
por un Módulo que podría traer un descuadre. Este
podría ser el caso por ejemplo, de un cobro pasado
directamente por Contabilidad que rebaje la cuenta por cobrar de
un Cliente, sin
haber realizado el Cobro desde Finanzas, en el que se liquide la
deuda del documento Factura u Otra
Deuda, por tanto seguirá saliendo la Factura pendiente en
los Listados de Finanzas, sin embargo el saldo de la Cuenta por
Cobrar ya está rebajado. 

Los aspectos fundamentales que revisa y alerta este
Módulo de Auditoría son los siguientes:

·       
Auditoría Contable  

·       
Auditoría al Catálogo de  Cuentas
Contables 

·       
Auditoría a los Comprobantes de Operaciones

·       
Documentos del
resto de los Módulos confirmados y sin
contabilizar 

·       
Cuentas con saldos contrarios a su naturaleza

·       
Auditoría General del Sistema  

·       
Transacciones de Inventario no confirmadas 

·       
Transacciones de Finanzas no confirmadas

·       
Transacciones de  Activos Fijos no confirmadas

·       
Transacciones de Útiles y Herramientas no
confirmadas 

·       
Conciliación entre el Módulo de Contabilidad y el
resto de los Módulos

·       
Revisión de las Trazas del Sistema

·       
Registro de Transacciones

El módulo tiene un menú principal con las
opciones siguientes:

Catálogos, Otras Auditorías, Registro de
Transacciones, Ayuda, Auditorías Contables,
Conciliación entre Módulos,
Herramientas. 

Comunicaciones

ASSETS esta diseñado para Multi
Compañía, con una estructura organizativa a varios
niveles, en la que podrán existir: Grupo Corporativo,
Corporativo, Grupo de Agrupaciones y Agrupaciones y que se
intercambien información con el fin de
Consolidarla.  

Los procesos fundamentales de este Modulo
son:  

·       
Envío de Información  

·       
Recibo de Información  

A través del proceso de Envío de
Información se podrá enviar, entre niveles
autorizados de la estructura,  todas las transacciones de
todos los Módulos de ASSETSNS. Sólo en el caso de
los comprobantes de operaciones de la Contabilidad, puede
enviarse un comprobante resumen. Cada Entidad podrá 
definir en el proceso de Envío, las transacciones a
enviar.

La Entidad que recibe la información podrá
seleccionar las transacciones que desea recibir y a partir de
aquí actualizar la información de la Base de Datos.
Una vez actualizada la Información podrá emitir
todos los Análisis del Sistema, incluidos los Estados
Financieros.

En lugares con estructura Corporativa deben existir
codificadores únicos, de forma tal que la
información que fluya de un lugar a otro tenga
consistencia. Si los Codificadores no son únicos, solo se
podrá enviar y recibir los Comprobantes de Operaciones, en
cuyo caso es imprescindible definir en el Catálogo de
Cuentas Contables el Código Interno de la Cuenta para
la Agrupación y el Código de la Cuenta para el
Corporativo. En estos casos el proceso de Envío ejecuta un
proceso de conversión y el comprobante que se envía
de la Agrupación para el Corporativo se manda con el
Código de la Cuenta para el Corporativo. 

Procesos, Ayuda, Herramientas.

Bibliografía

• ¿Qué es Assets?. [online]. Disponible
  en:

• Ventajas y Desventajas. [online]. Disponible en:
  http://assets.co.cu/ventajas.asp

Autor:

Lic. Marbin Antigua Palmero

Institución: Centro Universitario de Sancti
Spíritus. (CUSS)

[1] ¿Qué es Assets?. [online].
Disponible en: http://assets.co.cu/assets.asp

[2] Ventajas y Desventajas. [online].
Disponible en: http://assets.co.cu/ventajas.asp